Pienimuotoisen tapahtuman järjestäminen Espoo-päivänä
Näin teet etätapahtuma Espoo-päivään (YouTube, Facebook ja Instagram)
Musiikin käyttö etätapahtumissa poikkeusolojen aikana
Hae kulttuurilautakunnan avustuksia
Tarvitsetko tukea tapahtuman tekemiseen?

Espoon suurimpaan vuosittaiseen kaupunkitapahtumaan Espoo-päivään sopivat tänä vuonna erityisesti pienimuotoiset tapahtumat ja erilaiset etätapahtumat. Kaikki tapahtumat tulee ilmoittaa mukaan etusivun ilmoittautumislinkin kautta, johon pääset tästä linkistä. Tapahtumat voivat olla esimerkiksi luontokävelyitä, naapuruston yhteisiä musiikkihetkiä, työpajoja, opastuskierroksia, näyttelyitä, virtuaaliopastuksia, avoimia ovia tai vaikkapa keskustelutuokioita. Espoo-päivä on aidosti kaupunkilaisten luoma tapahtuma, johon voi osallistua matalalla kynnyksellä. Espoo-päivän tapahtumat ovat maksuttomia ja voittoa tavoittelemattomia. Tapahtumien tulee olla poliittisesti ja uskonnollisesti sitoutumattomia.


Pienimuotoisen tapahtuman järjestäminen Espoo-päivänä

Näin poikkeusaikana on erityisen tärkeää, että kaikki tapahtumajärjestäjät paneutuvat valmisteluissaan huolellisesti ennakoivaan turvallisuuteen Valtioneuvoston voimassa olevat rajoitukset huomioiden. Järjestäessäsi Espoo-päivän tapahtumaa tutustu myös tapahtumajärjestäjien ohjeisiin. Espoon kaupungin, Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen ja poliisin ohjeet tapahtumajärjestäjille löytyvät täältä. Sivuille on koottu tärkeimpiä ohjeita ja vinkkejä auttamaan sinua oman tapahtumasi järjestämisessä. Yleisötapahtumien ja -tilaisuuksien järjestämistä valvovat monet eri tahot ja viranomaiset, ja tapahtumajärjestäjän tulee huolehtia kaikista tarvittavista luvista, ilmoituksista ja järjestelyistä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

Huomioimalla tapahtuman saavutettavuuden luot aidosti kaikille espoolaisille avoimen tapahtuman. Saavutettavuudesta löydät lisää tietoa täältä.

Tee etätapahtuma Espoo-päivään

Korona-tilanteen vuoksi Espoo-päivässä on tänä vuonna mukana myös virtuaalisia etätapahtumia. Etätapahtuman voi tehdä Espoo-päivään kahdella eri tavalla; etukäteen nauhoitettuna videotallenteena tai livenä eli suorana lähetyksenä. Huolehdithan, että aloittaessasi kuvaamaan tallennetta tai striimaamaan livelähetystä, puhelimesi/tietokoneesi akku on ladattu ja puhelin on livelähetyksen ajaksi kytketty riittävän nopeaan mobiili- tai WiFi-verkkoon. Myös etätapahtumat tulee ilmoittaa mukaan etusivun ilmoittautumislinkin kautta, johon pääset tästä linkistä. Kirjoita lomakkeen ”Tarkempi kuvaus” kohtaan lyhyt esittely teksti vidostasi, teksti tulee näkyville You Tubeen videon yhteyteen.

Videotallenteen tekeminen Espoo-päivän You Tube -kanavalle

Kuvaa videotallennesisältö etukäteen ja toimita se meille pilvipalvelun (esim. Google Drive tai Dropbox) kautta sähköpostilla osoitteeseen: espoo.paiva@espoo.fi. Lataamme sisällöt Espoo-päivän You Tube -kanavalle, jonka julkaisemme Espoo-päivänä 28.8.

Voit nauhoittaa tallenteen joko puhelimella, tietokoneen verkkokameralla, tabletilla tai videokameralla. You Tube tukee yleisimpiä videotiedostomuotoja, tarkan listan löydät täältä. Tallenne säilyy Espoo-päivän You Tube -kanavalla 30 päivää, jonka jälkeen se poistetaan eikä sitä julkaista muilla kanavilla. Huomioithan, että kaikki tallenteella tunnistettavat henkilöt ovat suostuneet näkyvyyteen. Pidätämme oikeuden tallenteen julkaisupäätökseen.

Livelähetyksen tekeminen Espoo-päivänä

Livelähetyksen voit lähettää Espoo-päivänä käyttämällä esimerkiksi Facebookin Live -toimintoa tai Instagram Liveä. Tee livelähetyksestäsi etukäteen Facebook-tapahtuma ja lisää Espoo-päivän profiili tapahtuman rinnakkaisjärjestäjäksi.

Voit livestriimata joko puhelimella, tietokoneen verkkokameralla tai tabletilla. Huolehdithan että laitteesi akku on ladattu tai kytketty verkkovirtaan ja että laite on livelähetyksen ajaksi kytketty riittävän nopeaan mobiili- tai WiFi-verkkoon. Keskeytysten välttämiseksi puhelin on hyvä laittaa lentokonetilaan livelähetyksen ajaksi. Kun teet livelähetyksen tietokoneeltasi, suosittelee Facebook käyttämään Google Chrome -verkkoselainta.

Ohje livelähetyksen tekemiseen Facebookissa

Liven avulla voit livestriimata tapahtumia, esiintymisiä ja kokoontumisia Facebookissa. Käyttäjät voivat katsoa striimiä puhelimella, tietokoneella tai yhdistetyllä televisiolla. Voit aloittaa livelähetyksen Facebookissa profiilista, sivulta, ryhmästä tai tapahtumasta.

Voit aloittaa livelähetyksen Facebook-sivulla seuraavasti:

  1. Siirry sivullesi.
  2. Klikkaa Luo-kohdan vieressä Live.
  3. Valitse vasemmasta valikosta, haluatko aloittaa livelähetyksen nyt vai ajastaa livevideon myöhempään hetkeen.
  4. Kirjoita julkaisuun otsikko ja kuvaus. Täällä voit myös merkitä kavereita, kertoa sijainnin tai lisätä tunteen tai toiminnan.
  5. Klikkaa vasemmalla alhaalla Siirry live-tilaan.

(Lähde: Facebook)

Lisätietoja Facebook-livestä löydät täältä.

Ohje livelähetyksen tekemiseen Instagramissa

Voit tehdä livestriimin myös Instagramin livetoiminnolla. Luo tässäkin tapauksessa Facebook-tapahtuma yllä olevan ohjeen mukaisesti ja kerro siellä, millä Instagram-tilillä ja mihin aikaan livetapahtumasi on katsottavissa.

Voit aloittaa livelähetyksen Instagramissa seuraavasti:

  1. Napauta  syötteen vasemmassa yläkulmassa tai pyyhkäise oikealle missä tahansa syötteessä.
  2. Vieritä näytön alaosassa olevaan Live-kohtaan ja napauta .
  3. Katsojien määrä näkyy näytön ylhäällä, kommentit taas alaosassa.
  4. Voit lisätä kommentin napauttamalla näytön alareunassa Kommentti.
  5. Jos haluat kiinnittää jonkin kommentin, jotta katsojat näkevät sen helpommin, napauta kommenttia ja napauta Kiinnitä kommentti.
  6. Kun olet valmis, napauta oikeasta yläkulmasta lopetuspainiketta ja vahvista lopettaminen napauttamalla. Voit sen jälkeen tallentaa sen kamerasi rullaan napauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa  tai jakaa sen IGTV:hen.

(Lähde: Facebook)

Lisätietoja Instagram-livestä löydät täältä.


Musiikin käyttö

Koronatilanteen vuoksi Teosto on helpottanut musiikin käyttöön liittyviä oikeuksia YouTubessa, Facebookissa ja Instagramissa. Espoo-päivän osalta tämä tarkoittaa seuraavaa:

Livelähetykset

  • Erillistä lupaa ei tarvita, kun livelähetys tapahtuu Facebookissa, You Tubessa tai Instagramissa
  • Lupa kattaa livelähetyksestä syntyneen taltioinnin esittämisen 30 päivän ajan tapahtuman jälkeen

Etukäteen taltioidut tallenteet

  • Erillistä lupaa ei tarvita, kun tallenne julkaistaan Espoon kaupungin hallinnoimalla Espoo-päivän You Tube –kanavalla
  • Lupa kattaa taltioinnin esittämisen 30 päivän ajan tapahtuman jälkeen
  • Jos tapahtuman järjestäjä julkaisee tallenteen jossain muualla kuin Espoo-päivän You Tube -kanavalla, tulee järjestäjän itse huolehtia Teosto-luvan hankinnasta. Lisätietoja Teosto-luvista löydät täältä.

Esitysilmoitus Teostolle

Tapahtuman järjestäjä vastaa itse tapahtuman vaatimista viranomaisilmoituksista. Espoo-päivän tapahtumassa esitetystä musiikista tulee tehdä esitysilmoitus Teostolle viimeistään 31.10. mennessä. Ohjeet ilmoituksen tekemiseen löydät täältä.

Mainitse esitysilmoituksessa, että tapahtumasi on osa Espoon kaupungin järjestämää Espoo-päivää.

Hae kulttuurilautakunnan avustuksia

Espoon kulttuurilautakunta myöntää projektiavustuksia espoolaisille kulttuuritoimijoille ja Espoossa tapahtuvaan kulttuuritoimintaan, avustukset ovat haussa elokuun 2020 loppuun saakka. Hakulomake kannattaa lähettää hyvissä ajoin ennen Espoo-päivää. Ohjeet ja hakulomakkeet saat tästä linkistä.

Hakuun liittyviä kysymyksiä voi lähettää kulttuuriavustukset@espoo.fi .

Espoo-päivä kouluille

Espoo-päivän lauantai 29.8. tarjoaa myös kouluille mahdollisuuden korvata yhden lukuvuoden työpäivän lauantaityöpäivällä. Koulut voivat hyödyntää Espoo-päivän ohjelmasisältöjä lauantaina tai mahdollisesti järjestää oman tapahtuman koulussa, kuten esimerkiksi avoimet ovet, esityksen tai vaikkapa osallistavan taidetyöpajan. Lauantai on myös hyvä päivä kouluille tutustua Espoo-päivään ja osallistua luokittain Espoo-päivässä järjestettäviin tapahtumiin.

Tarvitsetko apua?

Jos jokin asia mietityttää, olethan yhteydessä Espoo-päivän tiimiin!

Elina Harlas
Tapahtumakoordinaattori
Puh. 040 552 8634

Sirpa Hickman
Projektikoordinaattori
Puh. 040 550 6494

espoo.paiva@espoo.fi
www.espoopäivä.fi