Tapahtumajärjestäjän ohjeet

Tältä sivulta löydät muutamia vinkkejä tapahtumien järjestämiseen Espoossa. Olemme koonneet yhteen yleisimmät vaiheet ja mistä saat niihin lisätietoa.

Järjestäessäsi Espoo-päivän tapahtumaa, tutustu Espoon kaupungin kasaamiin tapahtumajärjestäjien ohjeisiin. Sivuille on koottu tärkeimpiä ohjeita ja vinkkejä auttamaan sinua oman tapahtumasi järjestämisessä. Mikäli et löydä sivustolta vastauksia kysymyksiisi voit myös olla yhteydessä Espoo-päivän tiimiin sähköpostitse espoo.paiva@espoo.fi

TAPAHTUMAPAIKKA
Lähes ensimmäisenä asiana tilaisuuden suunnittelussa tulee mieleen, missä tämä järjestetään? Espoo tarjoaa monia loistavia paikkoja tilaisuuksien järjestämiseen sillä meillä on paljon puistoja, toreja, rantoja ja muita loistavia paikkoja erilaisille tilaisuuksille. 

TEEMA: KIERTOTALOUS

Tänä vuonna Espoo-päivän teemaksi on valittu kiertotalous. Teeman hyödyntäminen ei ole pakollista oman tapahtumasi yhteydessä, mutta toki siihen kannustamme. Inspiraatioksi voit katsoa esimerkkejä kiertotalouden toteuttamiseen tapahtumassasi tai olla yhteydessä kiertotalouden erityisasiantuntijaan Beatriz Ramireziin beatriz.ramirez@espoo.fi

Espoo-päivä ja kiertotalous – Vinkit tapahtumien järjestäjille  (pdf)

LUVAT
Tapahtuman koosta ja luonteesta riippuen kaupungissa järjestetty tilaisuus tarvitsee erilaisia lupia ja ilmoituksia. Yleisötapahtumien ja -tilaisuuksien järjestämistä valvovat monet eri tahot ja viranomaiset, ja tapahtumajärjestäjän tulee huolehtia tarvittavista luvista, ilmoituksista ja järjestelyistä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Apunasi tässä kuitenkin toimii tapahtumajärjestäjän ohjeet .

YMPÄRISTÖ
Muista aina tilaisuutta järjestäessäsi miettiä myös sen ympäristövaikutuksia. Vuoden 2021 Espoo-päivän teemana on kiertotalous, joten voitko hyödyntää teemaa tapahtumassasi? Voiko kenties jotain tarvikkeita saada käytettynä? Tai onko tilaisuuteesi hankkimalla tarvikkeistolla kenties käyttöä tulevaisuudessa jossain, missä se saisi uuden elämän? Pyritään kaikki yhdessä pitämään luonto ja ympäristö puhtaana jatkossakin!

Tiesithän, että yli 500 hengen yleisötilaisuuksille vaaditaan lisäksi jätehuoltosuunnitelma? Lisätietoa ympäristöasioista sekä jätehuoltosuunnitelmasta löydät myös tapahtumajärjestäjän ohjeista

SAAVUTETTAVUUS
Espoo on kaikille tasa-arvoinen kaupunki ja sen vuoksi myös pyrimme rakentamaan myös tapahtumamme kaikille saavutettaviksi. Saavutettavuudella tarkoitetaan esimerkiksi esteetöntä tapahtumapaikkaa, selkeää viestintää sekä kävijän tunnetta olevansa tervetullut. Toivottavasti myös sinä kiinnittäisit huomiota Espoo-päivän ohjelmistosi saavutettavuuteen. Tässäkään sinun ei tarvitse vielä osata kaikkea, vaan täältä löydät apua saavutettavuuden huomiointiin

KORONAVIRUSPANDEMIA JA YLEISÖTILAISUUKSIEN RAJOITUKSET
Koronavirus rajoittaa ainakin toistaiseksi yleisötilaisuuksien ja tapahtumien järjestämistä. Tieto pandemian etenemisestä päivittyy kokoajan, joten ajantasaisimman tiedon löydät Aluehallintoviraston sivuilta. Espoo-päivä on kaupunkia yhdistävä juhla, jonka järjestelyt etenevät ennallaan myös koronavirustilanteesta huolimatta. Ohjelmistoa suunniteltaessa kannattaa kuitenkin miettiä muutamia asioita, joilla voit varautua ennakkoon mikäli pandemiatilanne muuttuu

Aluehallintovirasto usein kysyttyä koronaviruksesta
Aluehallintoviraston tiedotteet

Tilaisuuden koko
Voiko ohjelmasi olla pienimuotoinen yleisötilaisuus? Tai jopa vain yllätyksellinen esitys puistossa tai sisäpihalla? Muistathan. että viestintä ja markkinointi vaikuttavat tilaisuutesi tunnettuvuuteen ja myös sillä pystyt hallitsemaan yleisömäärää kumpaankin suuntaan.

Virtuaalisisällöt
Löydät sivuiltamme vinkkejä ja ohjeita digitaalisten sisältöjen toteutukseen. Mikäli tapahtumasi on esimerkiksi taltiointi tai videoteos, voimme nostaa sen mukaan Urban Espoo-sivustolle kasattavaan Espoo-päivän osioon. Live- ja virtuaalitapahtumat eivät myöskään poissulje toisiaan. Voisiko esimerkiksi avoimet ovet järjestää videokierroksena tai runoteoksen äänittää?